「介護事務代行は何をしてくれる？」
「介護事務代行を利用するメリットは？」

など、介護事務代行について知りたい方のために、サービス内容やメリットデメリットについて解説します。

具体的な内容を把握したうえで活用すると経費や工数の削減につながり、介護サービスの質向上も目指せるでしょう。

介護事務代行とは

介護事務代行とは、介護事業所における請求業務や各種書類作成などの事務作業を代行するサービスです。

介護報酬の請求業務（レセプト作成）、契約書類の作成・管理、各種加算の算定チェック、行政への届出書類の作成など、介護に関連する事務作業を代行します。

介護事務は介護報酬や介護保険などの専門知識を要するため、事務スタッフがいない、あるいは確保できない施設にとって有用なアウトソーシングです。

介護事務代行のメリット

• 労働環境の改善
• 介護サービスの質向上
• 経費削減
• BCP対策になる

介護事務代行サービスを利用すると、事務作業効率化のほかにも経営面での改善や職場環境の向上が見込めます。

労働環境の改善

介護事業所では、介護スタッフが本来の介護業務に加えて事務作業も担当しているケースがあります。

介護事務代行サービスによって煩雑な請求業務や書類作成の負担から解放され、スタッフが本来の介護業務に集中することが可能です。

結果として業務効率の向上だけではなく、従業員満足度や人材定着率の向上も見込めるでしょう。

介護サービスの質向上

介護スタッフが事務作業に追われる時間を減らせば、利用者と向き合う時間の増加が見込めます。

事務作業に時間を取られることなく、スタッフが本来のコア業務である介護業務に集中できるようになるため、より丁寧なケアが可能となるでしょう。

また、専門の事務代行業者によって正確かつ適切な請求業務が行われ、加算漏れや請求ミスが減少することから、さまざまな手続きをスムーズに進められます。

経費削減

介護事務専門のスタッフを雇用する場合、給与や社会保険料、教育研修費用などの固定費が発生します。小規模事業所では、専門スタッフを常勤で雇用することが経済的に難しいケースも少なくありません。

介護事務代行サービスを利用すると必要な業務のみを外部委託できるため、社内雇用よりも安くできる可能性があります。

事務スペースや機器の確保も不要となるため、設備投資の削減にもつながるでしょう。

BCP対策になる

BCPとは、緊急事態が発生した際に事業を継続するための計画です。

介護事務を担当する職員が急に休職した場合や退職した場合、事業所の運営に支障をきたす可能性があるでしょう。

事務作業を一人のスタッフに依存している事業所も多く、そのスタッフが不在となると関連業務がストップしてしまうケースも少なくありません。

介護事務代行サービスを利用すると、人材面でのリスクを分散できてBCPの強化につながるでしょう。

介護事務代行のデメリット

• 自社にノウハウが蓄積されない
• 情報漏えいのリスクがある
• 外注コントロールの作業が発生する

介護事務代行を依頼する際には、上記のデメリットもふまえて検討しましょう。

自社にノウハウが蓄積されない

介護保険制度は複雑で頻繁に改定されるため、制度に関する最新の知識やスキルを社内で蓄積することは将来的な事業運営にも関わる大切な工程です。

すべてを外部に依存すると、何かあった際に自社で対応できる人材がいなくなり、業者との契約終了時にスムーズな移行ができなくなるリスクがあります。

上記を避けるためには、一部の業務は社内スタッフも関わる形での委託方法を検討するとよいでしょう。

情報漏えいのリスクがある

介護事務代行サービスを利用する際には、利用者の個人情報や事業所の経営情報など、機密性の高いデータを外部業者に提供します。

介護分野では利用者の健康状態や医療情報など、センシティブな個人情報を取り扱うため、情報漏えいが生じた際の信用失墜ダメージは計り知れません。

業者選定の際には、セキュリティ対策や情報管理体制についても十分な確認が必要です。

外注コントロールの作業が発生する

介護事務を外部に委託した場合、依頼内容の伝達や成果物のチェック、質問対応など、外注先をコントロールするための業務が発生します。

事業所固有の事情や特殊なケースについて都度説明する必要があったり、委託初期には業務フローを確立したりするためコミュニケーションコストがかかるでしょう。

適切な窓口担当者を設けて業者との連携を図ることが大切です。

介護事務は介護ソフトと代行どっちがいい？

• 費用は介護ソフトが安い場合が多い
• 業務範囲は介護事務代行の方が広い

介護事務の効率化を図る方法として、介護ソフトの導入と介護事務代行サービスの利用という2つの選択肢があります。

どちらを活用するのがいいか判断するため、それぞれの特徴などを把握しましょう。

費用は介護ソフトが安い場合が多い

費用面で比較すると、介護ソフトを導入する方が介護事務代行サービスよりも低コストである場合が多いでしょう。

介護ソフトの費用は、システム利用料金として月額数千円〜数万円程度です。

一方、介護事務代行サービスは業務範囲や事業所規模によって料金が異なりますが、月額数万円以上のコストがかかります。

ただし、介護ソフトを活用するには定期的なデータ入力などのために社内の人的リソースが必要です。

業務範囲は介護事務代行の方が広い

業務範囲としては、介護事務代行サービスの方が幅広く対応できます。

介護ソフトは主に請求業務や記録管理などの定型業務を効率化するツールです。ソフトウェアを導入しても結局はスタッフが操作や入力を行います。

一方、介護事務代行サービスでは請求業務だけではなく、行政への各種届出書類の作成や加算要件の確認、監査対応の準備など、より専門的な業務まで一括して委託することが可能です。

介護保険制度の改正にも代行業者が対応してくれるため、常に最新の制度に対応した事務処理ができるでしょう。

介護事務代行業者の選び方

• 業務範囲
• 実績・費用
• 納期
• セキュリティ対策

介護事務代行業者選びのポイントは、上記4つです。

業務範囲

介護事務代行業者は、業者によって対応している業務範囲が異なります。

請求業務のみを代行する業者もあれば、契約書類の作成・管理、各種届出書類の作成、加算要件の確認、監査対応のサポートなど、幅広いサービスを提供している業者もあるため、依頼したい作業を洗い出して対応できる業者を選びましょう。

将来的に委託範囲を拡大することも視野に入れ、柔軟に対応できる業者を選ぶことも一つの選択肢です。

実績・費用

介護事務代行業者の公式サイトなどで過去の実績や口コミを確認することも重要です。

介護の事務作業は永続的に発生するため、介護事務代行業者は長く付き合う可能性が高いでしょう。安定した運営のためには信頼できる業者を選定し、安心して相談できる関係を築く必要があります。

また、費用についても数社を比較検討しましょう。月額料金の安さだけではなく、サポート範囲やオプション料金なども確認が必要です。

納期

介護報酬請求は毎月の締め切りがあるため、納期に間に合う作業が可能な業者を選定しましょう。

業者の作業日数と自施設のスケジュールをすり合わせ、双方に無理なく進められる計画でなければなりません。

また、緊急時の対応方法や対応可能時間なども確認しておくとよいでしょう。

セキュリティ対策

介護事務代行サービスでは、利用者の個人情報や事業所の機密情報を外部業者に提供するため、セキュリティ対策が十分に施されているかどうかの確認は必須です。

プライバシーマークやISO27001などの情報セキュリティ認証を取得しているか、データの暗号化や物理的なセキュリティ対策が行われているかなどをチェックしましょう。

契約書には、守秘義務条項や損害賠償条項が明記されているかも確認します。

主な介護事務代行業者

介護事務代行業者を3社厳選してご紹介します。

ケアチーム（旧:雲紙舎ケアサポート）

雲紙舎ケアサポートは、介護事業所向けの介護保険請求代行サービスを提供する企業で、2024年4月1日から「ケアチーム」という新しい名称に変更されました。

レセプト請求業務代行、返戻対応、新規利用者の情報登録、請求書の発行などを行います。

契約締結後、翌月からすぐに業務を開始できるスピーディーな対応が特徴です。

参考：ケアチーム｜介護保険請求代行サービス

株式会社ベストパーソン

株式会社ベストパーソンは、介護事務代行や介護ソフトを提供しています。

実績情報をFAXや郵便で送るだけで手続きが完了するため、事務の手間を最小限に抑えられる点が特徴です。

作業量に応じて料金が発生し、費用に無駄が出ない点も大きなポイントでしょう。

参考：介護求人情報、介護保険請求代行/ソフト｜介護支援サービスのベストパーソン

らくらく介護事務代行

らくらく介護事務代行は、請求書の作成から郵送までを丸投げできるワンストップ介護事務代行サービスです。

介護給付費等の請求代行だけではなく、勤怠管理システムや文書作成、入力代行など、幅広い業務に対応しています。

料金は月額制で、施設の種類や利用者の人数によって変動し、オプションによってさまざまなサービスを組み合わせられる点が特徴です。

参考：らくらく介護事務代行｜介護保険請求事務アウトソーシング

らっくうぇぶはWEBサイト作成代行も可能

介護・福祉業界特化型WEBサイト作成代行サービス「らっくうぇぶ」では、介護事務代行も請け負っています。

らくうぇぶは介護福祉施設を運営している企業のサービスであるため、介護業界特有の課題や特徴を深く理解したきめ細やかな対応でご好評いただいています。

介護報酬請求の仕組みや加算要件の確認、各種書類作成など、専門性の高い業務も安心してお任せください。

WEBサイト制作においては、介護事業所ならではのブランディング戦略や差別化ポイントの提案など、事業所の価値を高めるための総合的なサポートも行っています。

介護事務代行を活用して介護現場の業務効率化を実現しよう

介護事務代行とは、介護事業所における請求業務や各種書類作成などの事務作業を請け負うサービスで、介護事業所の業務効率化を実現する有効な手段です。

介護事務代行の活用で、労働環境の改善、介護サービスの質向上、経費削減、BCP対策といった多くのメリットが期待できます。

外注にあたっては、業務範囲、実績・費用、納期、セキュリティ対策などを総合的に判断し、自施設にあった業者を選ぶことが大切です。

介護事業所の経営基盤強化と情報発信力の向上を同時に実現できるらっくうぇぶで、効率よく質の高い介護サービスを目指しましょう。