介護施設のペーパーレス化を推進するために必要なことやメリット・デメリット
「介護施設のペーパーレス化は必要？」
「ペーパーレス化を進めたいけど、何から始めていいかわからない」
という方のために情報をまとめました。
介護施設でペーパーレス化を進めると「コスト削減」や「スペース確保」など、さまざまな効果が得られます。
本記事では、介護施設でペーパーレス化が必要な理由やペーパーレス化の進め方を説明します。
介護施設のペーパーレス化が必要な理由
- 業務効率化になる
- 運営コスト削減につながる
介護施設でペーパーレス化が必要な理由は、主に上記2点です。それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。
業務効率化になる
ペーパーレス化を進め、電子記録を残すことで業務の効率化になります。
電子化すると、紙媒体よりも共有事項の入力・情報の引き出しなどが簡単になるでしょう。
また、入力した情報がリアルタイムに更新されるため、スムーズな情報共有が可能です。
さらに、ファイリング作業の手間がなくなるなど、業務負担の軽減にもつながります。
運営コスト削減につながる
ペーパーレス化は、用紙代や印刷費などの削減につながります。
物価高騰などにより、介護施設の運営コストは年々上昇しているのが現状です。そのため、コスト削減にもなるペーパーレス化は、積極的に実施するべき取り組みのひとつでしょう。
介護施設でペーパーレス化を進めるメリット
- スペースの削減
- 業務標準化・効率化
- サービスの質が向上する
- 情報が保護できる
介護施設でペーパーレス化を進めるメリットは、上記4点です。
メリットを踏まえ、ペーパーレス化の導入を検討しましょう。
スペースの削減
介護記録などを電子化すると、施設内で紙媒体を保管するスペースの削減が可能です。
介護施設の利用記録は毎日増え、約5年間保管しなければなりません。5年分の利用記録は、紙媒体だと多くのスペースを要するでしょう。
省スペースで紙媒体の記録を保管できると、空いたスペースを別の業務に活用できたり職員のために使えたりなど、業務環境を整えることにも使えます。
業務標準化・効率化
ペーパーレス化を進めるには、業務の見直しやフローの再確認などが必要です。
そのため、業務の「見える化」が進み、業務のかたよりや改善点が見つかるなど、業務標準化や効率化を同時進行できます。
従業員のリソースを最適に配分したり無駄を省いたフローにしたりでき、効率的な運営に更新することができるでしょう。
介護施設の業務効率化に関する詳細はこちら↓
介護の業務を効率化する方法｜無駄を省けば人手不足の解消と業務改善が図れる
サービスの質が向上する
ペーパーレス化によって書類作成などが効率化されると、コア業務に専念できる時間が増えます。
また、情報のデータ化で共有がスムーズに行われれば利用者の情報が的確に伝わり、丁寧なケアが可能となるでしょう。
ペーパーレス化は経費削減だけではなく、サービスの質を向上させて利用者の満足度アップにもつなげることができます。
情報が保護できる
電子化してクラウド上に保存したデータは、紙媒体よりも情報を保護・管理しやすいという特徴があります。
情報はネット上で管理されるため、災害時もデータの損失を防げるでしょう。
紙媒体の場合、大雨による浸水や火災などによって消失する恐れがあり、失ったデータは復元できないことがほとんどです。
安全にデータを管理するためにも、ペーパーレス化は重要な取り組みといえます。
介護施設でペーパーレス化を進めるデメリット
- 初期投資が必要
- 一定期間は工数が増える可能性がある
- 機器トラブルやセキュリティで問題が出る可能性がある
ペーパーレス化による主なデメリットは、上記の3点です。それぞれ詳しく解説します。
初期投資が必要
ペーパーレス化の際に「システムの導入費用」や「開発に関わる人件費」などが必要となります。初期費用は、10〜20万円ほどです。
しかし、ペーパーレス化を進めると、紙の印刷費や業務効率化による人件費などの削減が期待できます。
これらの費用対効果を加味して、導入コストに見合うものか検討しましょう。
一定期間は工数が増える可能性がある
電子化の導入直後は、現場の従業員がICT機器の使い方を覚えたり、変更された業務フローに慣れたりするのに時間を要するでしょう。
導入当初の一定期間は、導入前よりも作業工数や負担が増える可能性が考えられます。
その間は共有漏れや作業ミスなどが発生し、サービスの質が落ちることもあるでしょう。
機器トラブルやセキュリティで問題が出る可能性がある
機器トラブルでシステムが止まってしまうと、業務に支障をきたす可能性があります。
対策としてトラブルが起こった際に、すぐ駆けつけてくれるシステム業者に依頼しておきましょう。
また、情報をネット上で保管するため、セキュリティで問題が出る可能性があります。介護施設は利用者の個人情報を管理しており、セキュリティ対策は重要です。
システムを導入する際には、セキュリティ対策が万全な業者を選択する必要があります。
介護施設でペーパーレス化する手順
- ペーパーレス化の目的を明確化する
- ペーパーレス化の範囲を決定
- ペーパーレス化の方法を決定
- 運用方法を決定
- 実行・効果検証・最適化
介護施設でペーパーレス化を進める際には、主に上記の手順が必要です。それぞれの手順を詳しく解説します。
1．ペーパーレス化の目的を明確化する
漠然と「ペーパーレス化しよう」と考えるのではなく、ペーパーレス化の目的を明確にしてから取り組みましょう。
ペーパーレス化を効果的に進めるためには「記録業務の効率化」「事務作業の負担軽減」など、具体的な目的の設定が必要です。
目的がはっきりしていないとペーパーレス化の範囲や方法が定まらず、現場に定着しないままになってしまうこともあります。
2．ペーパーレス化の範囲を決定
施設内でペーパーレス化できる書類が何か考え「電子化するもの」と「紙媒体のままでいくもの」とを分けましょう。
たとえば、自治体への提出書類など押印して提出が必要な書類は、紙媒体でなければなりません。
目的を達成するためにどの業務範囲をペーパーレス化するべきかを検討し、ペーパーレス化の範囲を決定しましょう。
3．ペーパーレス化の方法を決定
ICT機器やシステムの仕様などを比較検討して、ペーパーレス化の方法を決定してください。
先の手順で決めた目的やペーパーレス化の範囲を踏まえて、導入するICT機器・システムを選びましょう。
複数社から資料請求や見積もりをとり、価格やサポート範囲などを比較して、ペーパーレス化の方法を検討しましょう。
4．運用方法を決定
システムやICT機器を導入すると業務内容やフローが変更されるため、今後の運用方法を検討しておきましょう。
できるだけスムーズに運用するには、事前に導入後の業務内容やフローを決定し、従業員に共有して現場に落とし込む必要があります。
また、導入後に従業員が利用しやすいように、マニュアルの作成をしておきましょう。
5．実行・効果検証・最適化
新しい業務フローでペーパーレス化を実行し「目的が達成できるか」「問題はないか」などを検証しましょう。
不具合が生じた場合は、解決に向けて業務内容やフローの見直しが必要です。
実際に業務で使用しながらトライ&エラーを繰り返し、最適化していきましょう。
ペーパーレス化を進めてコスト削減や業務効率化を進めよう
介護施設でペーパーレス化を進めると、運営コスト削減や業務効率化につながります。
ペーパーレス化には初期費用がかかり、導入当初は従業員の負担が増えるなどがありますが、長い目で見ればそれを上回るメリットが期待できるでしょう。
また、公式サイトはペーパーレス化の一端を担う重要なツールです。
公式サイトから情報発信を行うと、紙でのお知らせやチラシなどを削減できることがあります。
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