デイサービス管理者不在時のルールは？人員基準違反にならない期間や減算の方法など
「デイサービスの管理者が不在のときってどうなるの？」
「短期間デイサービスの管理者がいないだけでも、減算の対象なのかな…」
デイサービスを運営するうえで、上記の不安を感じる場面があるかもしれません。管理者の不在が運営基準違反や減算の対象にならないか心配になりますよね。
管理者はデイサービスの運営を統括する立場のため、基本的に不在の状態が長期間続くのは避けなければなりません。
本記事では、管理者不在時の取り扱いや人員基準違反と判断される期間、長期不在による減算率などを解説します。
デイサービス管理者の配置基準
デイサービスの管理者は、介護保険法の人員基準にもとづいて原則「常勤」かつ「専従」での配置が求められています。
管理者は施設全体を統括し、日常的な運営の責任を担う役割を持つため、事業所に不在の状態が長く続くことは想定されていません。
常勤・専従という前提があるため、管理者の不在が続くと、人員基準違反につながる可能性があります。
短期間の不在であれば認められるケースもありますが、長期不在となると減算や行政指導の対象となるため注意が必要です。
デイサービスの人員基準について詳しくはこちら↓
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管理者不在時にデイサービスはどうなる？
- 一時的な不在
- 一か月以上の長期的な不在
管理者が不在の場合、デイサービスの対応は上記2つのパターンで異なります。それぞれ詳しくみていきましょう。
一時的な不在
管理者が急な用事や通院などで短時間不在であっても、基本的に問題ないとされます。
ただし、管理者がいない間でも運営上支障がでない体制の整備が必要です。
代理となるスタッフを明確にし、必要な判断や利用者対応などの管理者業務をスムーズに行える状態を確保しておかなければなりません。
一時的な不在であっても、管理者の役割を代替できる体制が取れていない場合は、運営基準の不備と判断されることがあります。
一か月以上の長期的な不在
厚生労働省による説明によると、上記のように一か月を超えない範囲なら管理者の不在が認められています。
一方、一か月以上不在の場合には人員基準を満たしていないと判断され、運営基準違反とみなされるでしょう。
また、管理者は事業所の運営を統括する立場であるため、長期的に不在の状態が続くことは想定されていません。
一か月以上管理者が不在である場合、後任者を立てなければ、減算の対象になったり行政から指導を受けたりすることがあります。
自治体によっては不在期間に関する独自基準が設けられているケースもあるため、管理者不在の状態になる場合には事前に相談しておきましょう。
デイサービス管理者長期不在による減算
- 運営基準違反による減算
- 人員基準違反による減算
デイサービスの管理者が長期間不在になった場合には、上記の減算が課される可能性があります。それぞれ詳しくみていきましょう。
運営基準違反による減算
必要な人員が配置されていても、サービスの運営業務が滞っている場合、運営基準違反として減算を受ける可能性があります。
運営基準違反では所定単位数の3割減算が適用されるケースが多いでしょう。また、不備の状態が長く続いたり違反内容が悪質であったりすると、自治体の判断で減算率が変わります。
管理者の不在が一か月以内でも、管理体制に不備があれば運営基準を満たしているとはいえません。管理者不在に備えて、運営体制を確認しておく必要があります。
人員基準違反による減算
運営に支障が出ない体制を整えていても、管理者が1か月以上不在の状態が続くと人員基準違反と判断されます。
1か月以上管理者が不在となる場合は、新たな管理者を選任し、常勤・専従の体制を確立しなければなりません。
人員基準違反に対する減算は所定単位数の3割が減算されるケースが多いですが、後任不在が長引くと自治体により悪質と見なされて減算率が高まるおそれがあります。
この減算は施設の収益に大きく影響するため、管理者が長期不在になる見込みがある場合は、後任の選任を最優先で進めましょう。
デイサービス管理者長期不在時の対処法
- 管轄の自治体に相談
- 後任を決定
- 変更届を提出
デイサービスの管理者が長期間不在になる場合には、上記の手順で対処しましょう。それぞれの手順を詳しく解説します。
1．管轄の自治体に相談
管理者が長期間不在になる見込みがある場合は、管轄の自治体へ相談して指示を仰ぎましょう。やむを得ない事情が認められれば、猶予措置の指導を受けられるため、リスクを最小限に抑えられます。
無断で不在の状態を続けてしまうと、運営基準や人員基準違反の隠蔽と判断される可能性があるため自治体への報告は必須です。
2．後任を決定
管理者が一か月以上不在になる場合は、後任の選任が必要です。後任にはこれまでも施設の業務に関わっていて、現場全体の流れを理解しているスタッフが就任するケースが多いでしょう。
管理者には特別な資格要件はありませんが、事業所の運営状況を把握し、指揮命令ができる人物であることが求められます。
また、デイサービスの人員基準では、管理者による他職種との兼務が認められています。
生活相談員・機能訓練指導員・看護職員・介護職員の職務に従事しながら、管理者の後任に就くことも可能です。
管理者不在の期間を最小限に抑えるためにも、候補者が複数いる場合は早めに役割分担を整理しておきましょう。
デイサービス管理者による兼務について詳しくはこちら↓
デイサービスの管理者が兼務できる職種は？介護保険法に則った方法や注意点など解説
3．変更届を提出
管理者を後任へ変更した場合は、管轄の自治体へ「変更届」を提出する必要があります。提出が遅れると、自治体によって定期的に行われる運営指導の際に指摘されるおそれがあるため、後任が決まり次第速やかに手続きを進めましょう。
変更届には後任となるスタッフの情報や、変更日などを記載します。自治体によって提出書類の形式や添付書類が異なるため、事前に担当窓口へ確認しておくと手続きがスムーズです。
デイサービス管理者長期不在でも困らないための対策
- 業務標準化
- 法的リスク管理
- 人材育成
デイサービスの管理者が長期不在となっても困らないために、普段から上記の対策を取っておきましょう。急病で突然、管理者が業務に携われなくなっても対応しやすくなります。
業務標準化
管理者が不在になっても運営に支障がでないよう、日頃から業務が滞らない体制の整備が重要です。
管理業務をマニュアル化し、代理のスタッフが同じ品質で対応できる体制を整えておけば、急な不在時でも混乱を防ぎやすくなります。
また、記録業務やシフト管理などをシステム化しておくと、業務の属人化を防ぎながら運営負担の軽減が可能です。
マニュアル化やシステム化により、管理者が普段行っている業務の流れを可視化しておけば、運営業務の引き継ぎをスムーズに進められます。
介護の業務効率化について詳しくはこちら↓
介護の業務を効率化する方法｜無駄を省けば人手不足の解消と業務改善が図れる
法的リスク管理
管理者が長期不在になった場合でも、デイサービスとしての法令遵守を維持できる体制を整えておく必要があります。
加算の管理・行政への届出・事故発生時の対応など法令遵守に関わる業務を怠ると、減算や行政指導の対象となるおそれがあるため注意しましょう。
日常的にスタッフに運営業務の情報共有を行い、必要な書類や記録の管理方法もマニュアル化しておくと安心です。
また、万が一に備えて、管理者不在時の法的業務の担当者を決めておきましょう。
人材育成
管理者が長期不在になった場合に備えて、日頃から代理を担えるスタッフを育成しておきましょう。
運営業務の流れや加算管理・行政対応の方法などを共有しておけば、急な不在でも運営が止まりにくくなります。
また、管理者しか把握していない業務が多いほど、不在時に混乱が生じやすいでしょう。
定期的に役割を見直し、スタッフ間で運営業務の知識や経験を分散しておくと安心です。
デイサービス管理者の仕事内容について詳しくはこちら↓
デイサービス管理者の仕事内容は？経営・人事・法令遵守を成功させるポイント
デイサービスホームページはらっくうぇぶへ
デイサービスの管理者不在時にも運営を安定させたい場合は、ホームページ運用代行「らっくうぇぶ」の導入がおすすめです。
デイサービスの管理者が不在になると運営が滞りやすくなり、スタッフへの情報共有や採用活動など、さまざまな業務に影響が出かねません。
慣れない業務に携わるため、ホームページの更新や採用ページの整備など、運営に直結しない仕事は後回しにされる可能性があります。
らっくうぇぶでは、日々のホームページ更新作業・採用情報の発信・応募につながる導線設計などWEB上の業務全般を滞りなくサポートし、管理者不在の状況でも安定した運用が可能です。
また、複数のデイサービス運営に携わってきた経験から、施設運営で求められる情報や介護業界の採用で応募者が確認したいポイントを把握しています。
そのため、施設の強みが正しく伝わる構成や人材が集まりやすい採用ページの制作が可能です。
管理者不在の場面でも運営を安定させたい方、採用に力を入れたい方は、ぜひらっくうぇぶのホームページ制作・運用サポートをご活用ください。
デイサービス管理者の不在時に備えて業務体制を整備しよう
デイサービスの管理者は原則、常勤・専従で配置する必要があるため、不在の期間が長くなると人員基準違反や減算の対象となる可能性があります。
短期間の不在であれば問題ないケースもありますが、1か月以上の不在が見込まれる場合は早めに自治体へ相談しておきましょう。
また、管理者が不在になっても運営が滞らないよう、業務の標準化や法的リスク管理、代理となれるスタッフの育成といった体制づくりが欠かせません。
日頃から運営業務を可視化し、スタッフ間で情報共有しておけば、急な不在にも対応しやすくなります。
管理者不在時の運営負担を軽減したい場合は、ホームページ運用の外部委託も有効です。
らっくうぇぶは、介護業界に特化したホームページ作成・運用の代行を行っており、ホームページによる採用活動や情報発信の業務をらっくうぇぶに任せると、管理者やスタッフが本来の業務に集中しやすい体制の整備につながります。
気になった方は、ぜひ以下のリンクよりらっくうぇぶの詳細をご確認ください。
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